При переезде офиса никто не хочет обнаружить, что шкаф приехал, а ключи остались в старом здании. С CRM похожая история: контакты могут перенестись, а нужная сотрудникам история — нет.
Если вы уже пользуетесь другой системой, сначала проверьте причину перехода. Иногда задачу решают доработка или интеграция. Если решение о переезде принято, начинайте с небольшой представительной выборки.
Составьте список того, что команда реально использует
Слово «база» слишком широкое. Отдельно перечислите контакты, компании, открытые продажи, товары, комментарии, файлы, переписку и запланированные действия.
У каждого объекта определите назначение: нужен в ежедневной работе, достаточно архива или можно не переносить. Старые записи не становятся полезнее от переезда в новую программу.
Проверьте возможность выгрузки и права на неё в исходной системе. Не считайте скриншот таблицы полноценным экспортом. До прекращения подписки нужно понять, как компания сохранит доступ к необходимой информации.
Подготовьте пробную коробку
Возьмите несколько разных учебных или обезличенных примеров: компанию с двумя контактами, человека с несколькими заказами, продажу с нестандартным полем и запись с символами местного алфавита.
Для команды в Кыргызстане проверьте сохранение используемых языков, форматов телефонов, дат и валют. Это список проверок, а не заявление об особых ограничениях страны.
Составьте карту соответствий: какой столбец исходной системы попадает в какое поле новой. Отдельно отметьте поля без прямого аналога. Значение «менеджер» нужно сопоставить с действующим сотрудником, а не просто перенести как текст.
Что проверить при переносе в Битрикс24
Для обычного импорта CRM используется CSV — текстовый файл с табличными данными. При этом справка Битрикс24 отдельно указывает, что импорт и экспорт дел CRM недоступен. Нельзя обещать перенос всей истории стандартным импортом.
Для переписки, вложений и других данных проверяют отдельный инструмент или проект миграции: что он поддерживает, какие права требует, сколько стоит и что останется в архиве. Доступность экспорта и функций зависит от системы и тарифа.
В целевой CRM сначала отключают ненужные для теста внешние отправки и проверяют автоматизацию. Загрузка старых продаж не должна неожиданно разослать клиентам новые сообщения.
Принимайте содержимое, а не только количество
После пробной загрузки откройте записи глазами менеджера:
- сохранилась ли связь заказа с правильным клиентом;
- понятны ли стадии и ответственные;
- совпадают ли суммы и значения полей;
- доступны ли необходимые материалы;
- что произойдёт при повторной загрузке.
Попросите сотрудника продолжить учебную продажу. Если для этого приходится возвращаться в старую систему за каждой деталью, план переноса ещё не готов.
Договоритесь о переключении
Назначьте момент прекращения ввода в старую CRM, порядок переноса последних изменений и способ отката при проблеме. Две одновременно «главные» базы быстро создают две версии реальности.
QQDev работает с внедрением и интеграциями Битрикс24. На странице внедрения можно обсудить состав переезда и проверку пробной выборки. Начните с перечня нужных данных: он полезнее обещания «перенесём абсолютно всё».