Шартты мысал: басшы «тәртіп орнатуды» шешіп, дүйсенбіден бастап бәрі жаңа бағдарламада жұмыс істейтінін хабарлады. Дүйсенбіде қызметкерлер бағдарламаны ашты. Сейсенбіде жанына ескі блокнот қойылды. Жұмаға қарай бөлімді қайтадан сол басқарып тұрды.
Алғашқы жұмыс жүйесін шағын пилот арқылы меңгеру жеңілірек. Пилот — бір үдерістегі шектеулі сынақ. Бұл цифрлық жетілу емтиханы емес: құралдың нақты жұмысты орындауға көмектесетінін анықтайсыз.
Көзге көрінетін мәселені таңдаңыз
«Компанияны автоматтандырамыз» деген уәдеден бастамаңыз. Бір қайталанатын әрекетті алыңыз: келісілген тапсырысты орындаушыға беру, ұсыныс дайындау немесе өтінімнің дайындығын тексеру.
Басталуы мен аяқталуын қарапайым сөзбен сипаттаңыз. Мысалы: менеджер тапсырыс құрамын растады; орындаушы түсінікті тапсырма алып, нәтижесін хабарлады. Қатысушылар «дайын» сөзін әртүрлі түсінсе, алдымен нәтиже жөнінде келісіңіз. Бағдарлама бұл дауды сіздің орныңызға шешпейді.
Алғашқы сынақ үшін бүкіл клиенттік базаны көшіру қажет емес. Дербес деректері алынған оқу мәліметтерін дайындап, қалыпты жағдайды, нақтылауға қайтаруды және ақпараттың жетіспеуін көрсетіңіз.
Сынақ ережелерін келісіңіз
Даулы сұрақтарды шешетін үдеріс иесін тағайындаңыз. Қатысушылар көмекті қайдан алатынын және қандай әрекеттер әзірше бұрынғы тәсілмен орындалатынын білуі керек.
- Жұмысты кім бастап, әрі қарай береді?
- Келесі қатысушыға қандай мәліметтер қажет?
- Ақпарат жетіспесе, ол қалай хабарлайды?
- Аяқталғанын кім растайды?
- Сынақтың сәтті болғанын қандай бақылаулар көрсетеді?
Пилотты толтырылған өрістер саны бойынша жарысқа айналдырмаңыз. Әріптестің қосымша қоңыраусыз жұмысты жалғастыра алатынын байқау пайдалырақ. Түсініксіз тұстарды жазып отырыңыз: олар кінәліні іздеуге емес, баптау мен оқытуға қажет.
Битрикс24 ішінде бұл қалай көрінуі мүмкін
Битрикс24 — команданың жұмысы мен клиент өтініштеріне арналған ортақ онлайн-ортаның бір нұсқасы. CRM клиенттермен өзара әрекеттесуді басқару жүйесін білдіреді; ішкі тапсырманы тексеру үшін оның барлық бөлімін бірден білу міндетті емес.
Оқу сценарийінде тапсырманы беруді тексеруге болады: түсінікті атау, жауапты адам, мерзім, нәтиже сипаттамасы және қабылдауды растау. Үдеріс сатуға қатысты болса, мәміле карточкасын — сатып алушымен нақты жұмыс туралы жазбаны бөлек қарастырады. Айқын себепсіз бір үдерістің екі қатар көшірмесін жасамаңыз.
Мүмкіндіктер өнім нұсқасына, тарифке және қатысушылардың құқықтарына байланысты. Іске қоспас бұрын өз порталыңыздағы құралдарды нақтылаңыз. CRM жұмысын бастау жөніндегі ресми нұсқаулық өніммен танысуға көмектеседі; баптаулар өз сценарийіңізге сай таңдалуы керек.
Тек сәтті жолды тексермеңіз
Қатысушыдан толық емес сипаттамамен жұмыс беруді сұраңыз. Орындаушы оны нақтылауға қайтара ала ма және келесі әрекетті кім жасайтыны түсінікті ме — соны бақылаңыз. Содан кейін жауаптыны ауыстыруды және қате мерзімді түзетуді тексеріңіз.
Қырғызстандағы команда үшін жұмыс тілдері мен үйреншікті байланыс тәсілдерін алдын ала нақтылаңыз. Нұсқаулықты тек авторы түсінсе, ол әлі жұмыс ережесіне айналған жоқ.
Қатысушылар сценарийді тұрақты көмексіз қайталай алғаннан кейін енгізуді кеңейтіңіз. Кесте әлі де ыңғайлы болса, себебін анықтаңыз: артық қадамдар, түсініксіз жауапкершілік және жарамсыз құрал әртүрлі шешімдерді талап етеді.
QQDev-пен нені талқылауға болады
Дербес деректері алынған бір мысалды, қатысушылар тізімін және жұмыс тоқтайтын тұстың сипаттамасын дайындаңыз. QQDev Битрикс24 енгізумен және команданы оқытумен айналысады: енгізу бетінде веб-жүйелер тәжірибесі болмаса да, шағын алғашқы сценарийді талқылауға болады.
Алғашқы әңгімеден пайдалы нәтиже — сынақтың нақты нысаны мен сәттілік өлшемдері. Ол үшін барлық құралды «кейін керек болады» деп сатып алу қажет емес.