Шартты мысал: кездесуде жаңа қызметті іске қосуды талқылады. Бір қатысушы «бастаймыз» деп естіді, екіншісі «алдымен есептейміз» деп түсінді, үшіншісі клиентке жазып қойды. Бір жиналыста болды, бірақ одан әртүрлі жобаларға шығып кетті.
Мұны күрделі бағдарламасыз түзетуге болады. Талқылау мен қабылданған шешім ажыратылған ортақ жазба керек. Электронды жұмыс жүйесі оны сақтап, әрекеттермен байланыстырады, бірақ адамдардың орнына келісе алмайды.
Кездесуге дейін сұрақты тұжырымдаңыз
«Сайтты талқылау» — күні бойы созуға болатын тақырып. «Келісілген өлшемдер бойынша өтінім формасының екі нұсқасының бірін таңдау» — нәтижесі түсінікті сұрақ.
Күн тәртібінің әр тармағы үшін не қажет екенін жазыңыз: шешім, нақтылау немесе ақпарат. Әр баяндама тапсырмамен аяқталуы міндетті емес. Шешім қабылдайтын адам болмаса, қажетті өкілеті бар қатысушыны алдын ала анықтаңыз немесе кездесуді дайындық кездесуі деп ашық атаңыз.
Жүргізуші мен қорытындыны жазатын адамды белгілеңіз. Шағын командада міндеттерді біріктіруге болады. Бірақ жалпы жауапкершілік сезімінен жазба өздігінен пайда болады деп күтпеңіз.
Талқылауда төрт нәрсені ажыратыңыз
Бастапқы сұрақты, қабылданған шешімді, әрекетті және қалған белгісіздікті бөлек жазыңыз. «Мүмкіндігін қарастыру» деген тіркес кімнің не ұсынуы керектігін білдірмейді.
Шартты жұмыс жазбасы: «Соңғы таңдау кейінге қалдырылды. Жауапты адам екі нұсқаға ескертулер жинап, келісілген күнге салыстыру әкеледі. Содан кейін басшы шешім қабылдайды». Мұнда болмаған келісім ойдан шығарылмайды: сұрақтың әлі ашық екені көрінеді.
Мерзімді нақты жазыңыз, команда әр жерде болса, уақыт белдеуін көрсетіңіз. Болжамды күнді клиентке берілген уәдеге айналдырмаңыз. Сыртқы міндеттемені өкілетті адам бөлек растауы керек.
Аяқтамай тұрып қорытындыны дауыстап оқыңыз
Соңғы минуттарды тексеруге арнаңыз: қатысушылар шешімді бірдей түсінді ме, жауапты әрекетті алуға келісті ме, нәтиженің өлшемі белгілі ме?
Дау қалса, оны келесі қадамның иесі бар ашық сұрақ ретінде жазыңыз. Қоңырау уақыты аяқталғаны үшін хаттама қайшылық жоғалды деген әсер тудырмауы керек.
Кездесуден кейін бір өзекті жазбаны команда таба алатын жерге қойыңыз. Оған сілтеме жеке хабарламалардағы бірнеше әңгімеден ыңғайлы. Шешім өзгерсе, не өзгергенін, кім растағанын және қандай әрекеттерге әсер ететінін анық белгілеңіз.
Мұны Битрикс24-те қалай ұйымдастыруға болады
«Жиналыстар мен жоспарлауларда» күн тәртібі, қатысушылар және хатшы қарастырылған. Сұраққа жауаптыны, мерзімді көрсетіп, тапсырма құруға болады. Жиналыс хаттамасында пікірлер мен нәтижелер сақталады.
Құрал барлық тарифте жоқ және баптауларда қосуды қажет етуі мүмкін. Өз порталыңыздың шарттарын тексеріңіз. Міндетті түрде сол бөлімнен бастау керек емес: команда өзекті қорытындының қайда екенін білсе, ортақ құжаттағы келісілген жазба мен байланыстырылған тапсырмалар да жарауы мүмкін.
Қырғызстандағы команда үшін қорытынды жазбаның тілін келісіңіз. Кездесу бірнеше тілде өтсе, жауаптылар жеке сөздердің аудармасын ғана емес, әрекеттерді бірдей түсінетінін тексеріңіз.
Келесі кездесуді нәтижеден бастаңыз
Әрекеттер орындалды ма, олар қандай шешім қабылдауға мүмкіндік береді — соны қараңыз. Ескі хаттаманы түгел көшірмеңіз және бастапқы тапсырма туралы сұрауға ыңғайсыз болғандықтан жаңасын құрмаңыз.
Бір тұрақты кездесуді таңдап, осы тәртіпті сынаңыз. Күн тәртібін, шешімдер мен тапсырмаларды ортақ жүйеге біріктіргіңіз келсе, QQDev-пен енгізуді талқылаңыз. Әңгімені өз кездесуіңіздің мысалынан бастаңыз: Битрикс24-ті алдын ала білу міндетті емес.