Условный пример: компания выбрала новую CRM и только потом выгрузила старую базу. Контакты на месте, но непонятно, какая продажа относится к какой компании и где искать приложенные документы. Чемодан собрали; ручка осталась дома.
Экспорт — получение данных из системы в файл или другим поддерживаемым способом. До выбора новой CRM полезно проверить не только наличие кнопки, но и то, можно ли восстановить нужный рабочий контекст.
Составьте список того, что должно сохраниться
Отдельно перечислите клиентов, сделки, товары, документы, историю общения и незавершённые действия. Для каждой группы укажите, нужна ли она в новой системе для работы или достаточно доступного архива.
Проверьте официальные возможности действующего продукта: разные виды данных могут выгружаться разными способами и с разными ограничениями. Не обещайте перенос «всего» только по наличию таблицы контактов.
Выгрузку готовят с разрешёнными правами. Для предварительного обсуждения используйте обезличенный небольшой пример, а не отправляйте всю базу в общий чат.
Посмотрите, как связаны записи
Идентификатор — устойчивый номер записи. Если две компании называются одинаково, одного названия недостаточно, чтобы надёжно связать с ними продажи.
В учебной выборке возьмите клиента с несколькими сделками и сделку с несколькими товарами. Проверьте, можно ли понять связи и отличить повтор строки от отдельного объекта. Попросите специалиста описать правило сопоставления.
Для компании в Кыргызстане добавьте используемые языки, форматы телефонов и дат. Откройте копию файла и убедитесь, что символы и значения читаются корректно.
Не приравнивайте таблицу к полной резервной копии
Проверьте отдельно вложения, письма, комментарии и настройки автоматизации. Что выгрузилось как содержимое, а что осталось только ссылкой на старую систему? Откроется ли такая ссылка после изменения доступа?
В Битрикс24 экспорт данных CRM описан в официальной инструкции. Набор полей, фильтры и права влияют на результат; ограничения проверяют для своего тарифа и типа записей. Это пример необходимости читать условия конкретного продукта, а не универсальное обещание одинакового экспорта у всех CRM.
Решайте о переходе после проверки
Попросите показать, как выбранный инструмент принимает учебную выборку и сохраняет нужные связи. Для следующего этапа пригодится пробный импорт.
Если часть истории не переносится стандартно, обсудите поддерживаемые альтернативы и архив. Иногда разумнее сохранить текущую систему и улучшить процесс, чем начинать переезд с неизвестным составом данных.
QQDev внедряет Битрикс24. На странице внедрения можно обсудить переход из другой системы и границы переноса. Принесите перечень нужных объектов и обезличенный пример выгрузки: это основа проверки, а не обязательство переезжать.